Klacht indienen over het NFI

Waarover kunt u een klacht indienen?

U kunt klagen over ieder (nalaten te) handelen door het NFI of een medewerker van het NFI jegens u in een concrete situatie. Bent u een klant van het NFI en heeft u een klacht over onze dienstverlening, dan kunt u het formulier Melding Dienstverlening invullen. In alle andere gevallen kunt u de procedure zoals hieronder beschreven volgen.

Welke klachten behandelt het NFI niet?

In principe nemen wij uw klacht niet in behandeling als:

• al eerder is geklaagd en de klacht toen volgens de regels is behandeld;
• de gedraging waarover u klaagt langer dan een jaar voor het indienen van de klacht heeft plaatsgevonden;
• u of iemand anders ook bezwaar had kunnen maken;
• u of iemand anders ook beroep had kunnen of kan instellen, tenzij de gedraging waarover u klaagt bestaat uit het niet tijdig nemen van een besluit;
• een rechter, anders dan de bestuursrechter, over de gedraging waarover u klaagt kan oordelen of heeft geoordeeld;
• sprake is van een strafrechtelijk onderzoek naar de gedraging waarover u klaagt of die gedraging onderdeel uitmaakt van een strafrechtelijk onderzoek (opsporing en/of vervolging).

Voor wat betreft dit laatste punt betekent het dat wij een klacht gericht tegen (de wijze van totstandkoming of de inhoud van) een rapportage opgesteld door deskundigen van het NFI ten behoeve van een lopend strafrechtelijk onderzoek niet in behandeling kunnen nemen. In het geval het strafrechtelijk onderzoek tot een eind is gekomen door middel van een onherroepelijke einduitspraak van de strafrechter en uw klacht gericht tegen (de wijze van totstandkoming of de inhoud van) een rapportage in het strafproces thuishoorde, nemen wij uw klacht in principe niet in behandeling. De aangewezen weg is in dat geval de herzieningsprocedure als bedoeld in het Wetboek van Strafvordering (Boek III, Titel VIII).

Tot slot nemen wij uw klacht niet in behandeling als wij van oordeel zijn dat uw belang bij de klacht of het gewicht van de gedraging waarover u klaagt duidelijk onvoldoende is.

Als wij uw klacht niet in behandeling nemen, ontvangt u daarover binnen vier weken schriftelijk bericht.

Hoe en waar kunt u een klacht indienen?

U dient uw klacht schriftelijk in bij het NFI. Klachten kunnen ook mondeling worden ingediend, maar om misverstanden te voorkomen verdient het de voorkeur om dit schriftelijk te doen.
Om uw klacht goed te kunnen behandelen vermeldt u in uw klacht in ieder geval de volgende gegevens:  

• uw naam, adres, telefoonnummer en handtekening;
• de datum waarop u de klacht indient;
• over welke medewerker, Divisie of Team van het NFI de klacht gaat;
• een duidelijke en korte omschrijving van de gedraging waarover u klaagt;
• wat de reden is van uw klacht.

Uw brief kunt u sturen naar:
Nederlands Forensisch Instituut
t.a.v. Directiesecretariaat
Postbus 24044
2490 AA Den Haag

Dient u uw klacht liever in via e-mail, dan kunt u uw klacht sturen naar klachtencoordinator@nfi.nl

Hoe ziet de procedure er verder uit?

Binnen twee weken na ontvangst van uw klacht ontvangt u van ons een schriftelijke bevestiging daarvan. De klachtencoördinator van het NFI zal beoordelen of voldaan is aan alle voorwaarden voor het in behandeling nemen van uw klacht.

Als wij van oordeel zijn dat uw klacht niet in behandeling kan worden genomen, krijgt u zo snel mogelijk bericht hierover. Als uw klacht niet bij het NFI maar een andere overheidsorganisatie thuishoort, bijvoorbeeld bij de politie of het Openbaar Ministerie, sturen wij uw brief door naar die organisatie. Ook daarover ontvangt u bericht van ons.

Als de klacht wel in behandeling wordt genomen, zal de klachtencoördinator van het NFI eerst onderzoeken of de klacht op ‘informele’ wijze kan worden afgedaan. Dat houdt in dat wordt bekeken of de klacht op korte termijn, het liefst telefonisch, naar uw tevredenheid kan worden afgehandeld.

Mocht een ‘informele’ afdoening om wat voor reden dan ook niet mogelijk blijken, dan zullen de klachtencoördinator en/of een klachtbehandelaar van het NFI de klacht op ‘formele’ wijze behandelen en afdoen. Dit houdt kort gezegd het volgende in:

• de beklaagde medewerker van het NFI wordt op de hoogte gesteld van de klacht. Hij/zij wordt in de gelegenheid gesteld op uw klacht te reageren. U ontvangt deze op schrift gestelde reactie zo snel mogelijk;
• u wordt vervolgens (zo mogelijk telefonisch) in de gelegenheid gesteld uw klacht toe te lichten en te reageren op de reactie van de beklaagde medewerker;
• indien dit nodig blijkt voor het beoordelen van uw klacht wint de klachtbehandelaar nadere informatie in;
• de algemeen directeur van het NFI beslist uiteindelijk of uw klacht gegrond (terecht) of ongegrond (onterecht) is. U ontvangt hierover schriftelijk en gemotiveerd bericht.

Wij streven ernaar uw klacht binnen zes weken na ontvangst te behandelen en af te doen. Mocht dit om wat voor reden dan ook niet lukken, dan kunnen wij deze termijn met vier weken verlengen. U ontvangt in dat geval hierover schriftelijk bericht.

Tot slot wijzen wij er nog op dat uw klacht altijd wordt behandeld door een medewerker die op geen enkele wijze betrokken is geweest bij de gedraging waarover u klaagt.

Niet tevreden over hoe wij uw klacht hebben behandeld?

Dan kunt u binnen een jaar een klacht hierover indienen bij de Nationale Ombudsman. Dit kan online met behulp van een klachtenformulier of per brief. Voor het klachtenformulier gaat u naar de website van de Nationale ombudsman

U kunt uw klacht per brief sturen naar:
De Nationale ombudsman
Antwoordnummer 10870
2501 WB Den Haag

Privacyverklaring

Lees in onze privacyverklaring hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens als u een klacht indient.