DNA-portaal: automatiseringen zorgen voor tijdwinst NFI en private labs
Minder handmatig werk en meer snelheid. Dat is de winst van het DNA-portaal dat het NFI in samenwerking met private laboratoria heeft ontwikkeld. Het platform dat deze maand live is gegaan, zorgt voor een veilige, geautomatiseerde manier om DNA-profielen van private labs bij de DNA-databank van het NFI te krijgen. De profielen zijn dan klaar voor opname in de DNA-databank én voor vergelijking met andere DNA-profielen. De resultaten kunnen private labs snel inzien via het DNA-portaal. Die snelheid is van groot belang voor strafzaken. “Door deze automatisering kunnen we met dezelfde hoeveelheid mensen meer werk aan.”
Het NFI besteedt steeds vaker forensisch DNA-onderzoek uit aan externe laboratoria. Dit gaat via de One Stop Shop. Dat past ook in de visie op forensisch onderzoek die in 2018 is gepubliceerd. In 2019 werden 1054 zaken uitbesteed, in 2020 1266. Dat kunnen allerlei zaken zijn, van inbraak- tot moord- en doodslag. In veel zaken worden DNA-profielen verkregen die moeten worden opgenomen in de DNA-databank van het NFI. “Vóór de ontwikkeling van het DNA-portaal, werd de afhandeling van een aanvraag door een privaat lab grotendeels handmatig verwerkt door het NFI. Nu het DNA-portaal klaar is voor gebruik, zijn veel van deze handelingen geautomatiseerd. Hierdoor kunnen we veel meer aanvragen van private labs verwerken in veel minder tijd”, vertelt Nico van der Geest, hoofd DNA-databank bij het NFI en verantwoordelijk voor het DNA-portaal.
Grote efficiëntieslag
Dat betekent winst voor de private laboratoria én winst voor het NFI. “We konden de toenemende aanvragen van private labs met steeds meer moeite aan”, legt Van der Geest uit. “Dat was monnikenwerk en moest toch efficiënter kunnen? Daarop hebben we samen met externe ontwikkelaars, private laboratoria, collega’s van Informatie Voorziening, Digitale Biometrische Sporen en de DNA-databank de koppen bij elkaar gestoken. Programmeurs van het NFI hebben samen met externe programmeurs op basis van onze input software ontwikkeld om de processen te automatiseren. Van der Geest vertelt dat het DNA-portaal vijf belangrijke elementen telt die met elkaar een grote efficiëntieslag voor het forensisch DNA-onderzoek betekenen.
“Allereerst hebben de private labs nu via het DNA-portaal inzicht in zaken die ze vanuit het NFI toegestuurd hebben gekregen”, licht hij toe. “Ze kunnen de standaard zaakgegevens die zij nodig hebben inzien en voor eigen gebruik downloaden. Denk daarbij aan het zaaknummer, in welke regio de zaak speelt en de gegevens van bijvoorbeeld een verdachte en ingezonden bewijsstukken. Dat zorgt voor minder overschrijven van gegevens en dus een kleinere kans op fouten.”
Bergen werk
Ook is het voor de private labs nu mogelijk om DNA-profielen van verdachten binnen de zaak zelfstandig op te vragen. De DNA-databank zit daar niet langer tussen. “Als een lab het DNA-profiel van persoon X nodig heeft, moesten medewerkers van de DNA-databank dat profiel opzoeken, de gegevens controleren en er vervolgens een bestand van maken dat per beveiligde e-mail aan het lab werd gestuurd. Nu kunnen zij dit zelf, dat scheelt ons bergen werk en levert bovendien tijdswinst op voor het private lab.”
Om een DNA-profiel te vervaardigen, gebruiken laboratoria maar een deel van het DNA-extract dat uit een spoor is vervaardigd, weet Van der Geest. De rest moet bewaard worden op het NFI voor eventueel vervolgonderzoek in de toekomst. “Wij hebben geen zicht op hoeveel van die DNA-extracten nog bij private labs aanwezig zijn en nog naar het NFI moeten komen. Nu kunnen de private labs die zelf al registeren en vervolgens opsturen. Wij hoeven dat straks alleen nog te controleren en op te slaan.”
Een andere belangrijke meerwaarde aan het DNA-portaal is dat het aanbieden van DNA-profielen voor de DNA-strafdatabank met bijbehorende gegevens is geautomatiseerd. Private labs hebben hier minder handmatig werk aan. De resultaten krijgen ze geautomatiseerd terug via het DNA-portaal. “In de oude situatie moesten de private labs gegevens aanleveren in een aantal bestanden om een DNA-profiel op te laten nemen in de DNA-databank. Wij moesten alle gegevens eerst zorgvuldig controleren en handmatig verwerken in onze administratie. Nu leveren de labs alle gegevens zelf aan via het DNA-portaal, waar veel van de benodigde gegevens al aanwezig zijn. De administratie bij de databank is nu grotendeels geautomatiseerd. Dat verbetert de kwaliteit en scheelt het NFI werk.”
Antwoord binnen kwartier
Als laatste belangrijke innovatie, kunnen de private labs de DNA-profielen die ze niet kunnen opnemen in de DNA-databank, zelf gebruiken voor een eenmalige zoekslag via het programma Smartrank. Met dit programma is het mogelijk om ook met complexe DNA-profielen te zoeken in de DNA-databank. “Ook daar stuurden ze vóór de ontwikkeling van het DNA-portaal profielen voor op die door het NFI handmatig moesten worden verwerkt. Dat proces is nu geautomatiseerd, wat tijdwinst oplevert voor zowel het NFI als voor de private labs. De private labs hebben de resultaten nu binnen een kwartier op hun bureau liggen.”
De ontwikkeling van het DNA-portaal is in het voorjaar van 2019 gestart. Mede door corona, heeft het ontwikkelteam de nodige hobbels moeten nemen. Zij hebben vinger aan de pols weten te houden door de software volgens de SCRUM-methode, stapje voor stapje, te ontwikkelen. “Voor mij een nieuwe manier van werken”, licht Van der Geest toe. “We bouwden steeds kleine stukjes software in twee weken. Daardoor konden we meteen ingrijpen in het proces als iets niet naar wens ging en snel bijsturen. Vorige week hebben we het laatste stukje van het DNA-portaal opgeleverd, een prachtig resultaat.”
Trots op resultaat
Het NFI ziet dat het gebruik van de mogelijkheid voor de labs om DNA-profielen aan te bieden voor opname in de DNA-databank, al toeneemt. “We zijn erg trots op wat we met elkaar hebben bereikt”, laat van der Geest weten. “Door de automatisering kunnen we veel meer werk aan. Ik ben benieuwd naar verdere ontwikkelingen in de toekomst.”