Ellen van der Plas over leidinggeven bij het NFI: ‘Samen is het toverwoord’
“Mega-inspirerend”, vindt ze de gedrevenheid van de deskundigen bij het Nederlands Forensisch Instituut (NFI). Leidinggeven aan en samenwerken met hoogopgeleide professionals geeft Ellen van der Plas energie. Ze gaf eerst leiding aan het team Ondersteuning van de divisie Digitale en Biometrische Sporen, nu is ze leidinggevende van het Team Infra en Beheer. Dit team beheert de ICT-infrastructuur van het NFI en bestaat uit 25 collega’s: “Aan iedere zaak die we tegenwoordig doen als NFI zit wel een digitale component. Ik coach mijn team in hun ontwikkeling, en help ze om beter te worden. ‘Samen’ is voor mij het toverwoord. Zij communiceren waar ze tegenaan lopen, en ik probeer problemen op te lossen en kaders te geven waarbinnen zij hun werk kunnen doen. Ik geef vertrouwen en ik vertrouw erop dat ik de informatie krijg om mijn werk goed te doen. Samen zorgen we voor meerwaarde.”
Van der Plas is niet directief ingesteld. Ze hoeft de mensen in haar team niet te zeggen wat ze moeten doen of hoe. “Sturen op werk is ook niet waar ik energie van krijg”, zegt ze. Ze vindt het fijn dat de mensen in haar team zelfstandig werken. Ze hoeft de collega’s niet achter de broek aan te zitten om het werk op tijd af te krijgen: “Integendeel: ik moet ze eerder afremmen. Ze vinden hun werk leuk en ze hebben een dusdanige passie dat het niet als werk voelt. De zaken gaan door, ze voelen zich nodig. Maar het is niet goed om altijd tot in de nacht door te gaan. Je moet rust nemen en af en toe ook op vakantie gaan.” Ze ziet het als een van haar taken om te zorgen dat haar mensen niet overbelast raken: “Ik wil zorgen dat zij hun werk goed kunnen doen. Ik let meer op de processen dan op de inhoud, want van de inhoud hebben ze zelf de meeste kennis.”
‘Je gaat niet op routine’
Van der Plas studeerde Toerisme, maar startte via een uitzendbureau in de IT-sales, als accountmanager. Daarna kwam ze terecht op de afdeling ‘Marketing en evenementen’ van Shell Corporate. Haar baan bij het NFI was haar eerste baan voor een overheidsorganisatie. Ze volgde het instituut al jarenlang met interesse; ze las over het werk in kranten en keek tv-series. Het was het type werk, het unieke karakter, het iets kunnen betekenen voor de maatschappij dat haar aantrok.
Inmiddels zit ze er bijna vier jaar: “Maar ik ben nog niet klaar hier hoor”, voegt ze er snel aan toe. “Het werk als manager bij het NFI is niet standaard. Het kan ingewikkeld zijn, maar het daagt me ook uit. Je gaat niet op routine, dat vind ik heerlijk.” De meeste collega’s met wie haar team samenwerkt zijn hoogopgeleid en willen eigenlijk overal over meebeslissen. “Die gedrevenheid is supermooi, maar het maakt het werk ook ingewikkeld. Het vraagt van leidinggevenden dat ze constant scherp zijn. Je wint het niet met het argument ‘het is nu eenmaal zo’. Ze willen altijd weten hoe het zit en waarom we het zo gaan doen. Dat is soms lastig, maar ik vind het ook uitdagend om de collega’s dan mee te krijgen.”
Veranderingen
Van der Plas zit middenin een grote veranderopgave: jarenlang stelde het NFI het doen van onderzoeken voor het oplossen van misdrijven boven noodzakelijke investeringen voor de toekomst, zoals ICT. Nu is het NFI bezig om orde op zaken te stellen: “Het NFI is snel gegroeid. In het verleden zijn niet altijd kaders gesteld aan ICT. Mijn team deed gewoon wat nodig was voor het onderzoek. Ze knoopten verschillende systemen aan elkaar, zonder een logische architectuur. Nu zijn we bezig om beleidsmatige keuzes te maken, waardoor het niet meer met touwtjes aan elkaar geknoopt hoeft te blijven.”
Heel veel praten
Ze heeft een roerige periode achter de rug, maar merkt nu dat het goed gaat: “Blijer kun je me niet maken.” Voor Van der Plas is investeren in relaties belangrijk: “Een middenmanager moet zowel boven als beneden tevreden houden.” Verandering brengt vaak onrust. Ze houdt de boel bij elkaar door te praten - heel veel te praten - met mensen. “Er gebeurt in het NFI veel op verschillende plekken. Ik leg veel uit wat er gebeurt en waarom we dat doen. We zijn de hele ICT-organisatie aan het professionaliseren. Ik ben heel transparant en hou niets achter, maar soms heb ik ook het antwoord niet. Dat zeg ik dan ook gewoon.” Ze probeert wel dingen die niet duidelijk zijn bij het team weg te houden: “Dan wil ik eerst zelf meer helderheid.”
Leidinggeven bij het NFI is situationeel; er zijn veel verschillende mensen en veel verschillende achtergronden. Haar team is een mix van mensen die lang zitten en mensen die relatief nieuw zijn; die hebben ieder andere uitdagingen. Ze plant om de drie weken persoonlijke overleggen met iedereen uit haar team:. “Daar haal ik veel informatie uit. Daardoor weet ik wat er speelt, wat mensen spannend vinden. Ik help ze, ik wil het samen doen.”
Koffie
Ze kreeg een tijd veel mailtjes van collega’s in het bedrijf die klaagden dat de ICT niet goed was geregeld: “We lagen als team best in de vuurlinie. Als collega’s mopperen dat mijn team niet levert, zie ik het als mijn taak om de gebruiker te helpen, maar ik moet ook voor mijn team zorgen. Ik benadruk ook wat goed gaat, en laat ze weten dat de dingen die goed gaan ook gewaardeerd worden.” Van der Plas heeft in die tijd veel koffie gedronken met collega-teamleiders. “Dan hadden we een gesprek over wat er niet goed ging en dan kon ik uitleggen wat er allemaal speelde. Dat zorgde voor begrip.”
Opleidingen
Van der Plas coacht haar medewerkers om in zichzelf te investeren. Ze komt uit een commerciële wereld. Ze looft de ruimte om jezelf te ontwikkelen bij het NFI: “Er is voor teamleiders een leiderschapsprogramma. We hebben budget voor opleidingen voor alle medewerkers. We gaan als NFI naar ‘dataopslag in de cloud’, wat betekent dat ik mensen in mijn team moet bijscholen. Ik kwam er onlangs niet uit met het budget, maar mijn divisiehoofd zei onmiddellijk dat we die ruimte gingen maken. Daarnaast is er een ontwikkelpunt met opleidingen, het is heel flexibel.”
Learning on the job
Neemt Van der Plas zelf ook die ruimte om te leren? Ze lacht: “Ik ben hierin een slecht voorbeeld. Ik ben ook gedreven en stel mijn werk boven mijn eigen ontwikkeling, maar ik heb ook een manager en die stimuleert mij om het wel te doen. Hij adviseerde me om een coach te nemen, maar ik ben er nog niet aan toegekomen.” Daarna, verontschuldigend: “Ik ontwikkel me hier constant, door wat ik hier meemaak, en door de ontwikkeling van de organisatie. Ik leer van mijn werk in het team. Ik heb onlangs een cursus ‘agile leadership’ gevolgd, omdat we hier agile werken. We hebben als managers regelmatig intervisie met andere managers, en met ons managementteam van de afdeling Digitaal. Het is heel fijn om met je collega’s te sparren. Vaak lopen ze tegen dezelfde dingen aan. Het is herkenbaar, je kunt van elkaar leren. Dat is ook heel mooi.”
Normaal wisselt Van der Plas iedere drie of vier jaar van baan: “Dan weet je wel waar je tegen een muur loopt en je weet waar je goed in bent. Maar ik zie hier zoveel uitdagingen en ontwikkelingen, dat ik hier wel langer wil zitten. Mijn doel is om de IV-transitie goed door te komen, als NFI, en met mijn team. Ik wil een goede basis neerzetten. Dat biedt uitdagingen genoeg.”